يلعب كل ريال دور أساسي في إعداد الميزانية لمشروعك، وقد يكون الأمر شاقاً من وضع الميزانية والتخطيط لها. لذلك يعد هذا الموضوع كدليل بسيط يساعدك للقيام بذلك خطوة بخطوة.
تتيح لك إنشاء الميزانية إلى تقدير النفقات التأسيسية ومراقبة التدفقات النقدية وتحديد الأولويات في الصرف. كما يمكنك من إتباع هذه الخطوات إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة أو أحد التطبيقات مثل Excel أو كان الأمر يدوياً.
موضوعات جديدة
من يحتاج إلى الميزانية؟
بشكل عام تعتبر الميزانية تحليل بسيط عن كيفية تخطيط استخدام رأس المال في مشروعك وتغطية النفقات المتوقعة مهما كان الوضع المالي سواء كنت تحقق أرباح أو تعمل مرحلة جديدة. فإن الميزانية لا غنى عنها، وتعد الأداة المثلى لتحديد مقدار الأموال التي تحتاجها خلال الأشهر القليلة الأولى، ويكون التركيز في هذه المرحلة على استخدام أبحاث السوق للتعرف على الاحتياجات والنفقات الأساسية ورسوم التأسيس وتعزيز أفضل التقديرات.
كما تعلم بدون أي خارطة للطريق قد تنفذ الأموال في وقت قصير. بعد الانتهاء من إعداد ذلك تصبح ميزانيتك أداة للتحليل، ويمكنك من خلالها معرفة كيف تقوم بالفعل بتخصيص الموارد المالية وما إذا كان مشروعك ينفق ويكسب بالطريقة التي تتخيلها، الأمر الذي يساعد في اكتشاف الأسئلة المهمة والاستفادة من الفرص لتحقيق وفورات بالنفقات في وقت مبكر.
على سبيل المثال إذا كانت الإعلانات المدفوعة هي أكبر فئة من النفقات لديك، السؤال هنا (هل كل قناة تسويقية تقوم بجذب لك عملاء محتملين؟ كم تكلفة الحصول على عميل جديد؟). يمكن القول هنا بأن الميزانيات المصممة بشكل جيد تقدم لك الإجابات المباشرة وتوجهك إلى الاتجاه الصحيح.
لماذا الميزانية من الأمور المهمة؟
هناك بعض الأسباب التي تجعل رواد الأعمال بحاجة إلى تخصيص وقت لإعداد الميزانية :
● تحديد الوقت المناسب من أجل تعيين الموظفين أو شراء الأصول أو الاستثمار.
● التمويل على نطاق واسع باستخدام البيانات الفعلية وتجنب الاقتراض الزائد عن الحاجة.
● تقدير نقطة التعادل بشكل أفضل وضبط المتغيرات حسب الحاجة.
● التنبؤ بنقص السيولة وتجميع الأموال أو التفاوض مع الموردين والمقرضين في وقت مبكر.
● تحديد الأرباح المحتجزة مسبقاً ووضع خطة لها.
● تحديد أموال إضافية لبناء صندوق طوارئ.
● إنشاء تقارير مالية دقيقة، مثل قائمة الدخل أو قائمة المركز المالي، لمشاركتها مع المستثمرين والمقرضين.
6 خطوات لإنشاء ميزانية مشروعك
يمكنك إنشاء ميزانية جيدة من تقدير التكاليف بالنسب المئوية أو التنبؤ بالأرقام بناء على أبحاث السوق، وتحليل المنافسين وعروض أسعار البائعين أو قد يكون لديك بالفعل بعض هذه الأرقام من عمليات البحث في الأسواق.
كما يجب أن تكون متحفظ مع افتراضاتك وتوقعاتك. أحرص دائماً على عدم المبالغة في تقدير الإيرادات، وعلى العكس تماماً المبالغة في تقدير النفقات.
(الخطوة الأولى)
جمع الأدوات وتحديد ميزانية مستهدفة
يمكن من إنشاء ميزانية يدوية بالكتابة في دفتر ملاحظاتك أو القيام بذلك بشكل أسرع من خلال استخدام مميزات تخطيط الميزانية في برامج المحاسبة الشائعة. أيضاً يمكن العمل على جداول البيانات مثل Google Sheets أو Microsoft Excel وهو خيار سهل الاستخدام.
حيث هناك العديد من القوالب التي تساعدك على تخطيط ذلك. اختر تصميم قالب واحد سهل الاستخدام وحدد الجدول الزمني الذي تحتاجه، ثم قم بتجربة القالب بإدخال عينات من الأرقام في جدول البيانات لاختبار المعادلات والصيغ. بعد الانتهاء من المراجعة تقوم بجمع مشترياتك التي يجب أن تكون لديك.
أيضاً لا تنسى أن تضع في اعتبارك صندوق للطوارئ. حيث يوصي الخبراء بالحصول على سيولة نقدية لمدة ثلاثة أشهر على الأقل. رغم من أن هذا قد يكون صعب في بداية مشروعك، لكن عليك من وضع ميزانية لما يمكنك فعله في الأمور الطارئة.
(الخطوة الثانية)
ضع قائمة بالتكاليف الأساسية
توضح لك قائمة التكاليف، النفقات التي تتحملها والأصول التي سوف تشتريها قبل إطلاق مشروعك، حيث تعتبر عمليات الشراء ذات الأولوية من الموارد التي تحتاجها لتأسيس مشروعك ومن ثم البدء بالبيع.
هناك نوعان من التكاليف التي يتطلب الأمر إلى حسابها :
● الأصول : تتمثل في الموارد التي يتم استخدامها طيلة فترة مشروعك. مثل : المخزون ، والأثاث ، وأجهزة الكمبيوتر ، والسيارات ، والودائع البنكية.
● النفقات : تتمثل في المصروفات المدفوعة قبل وبعد إطلاق مشروعك. مثل : الإيجار ، والرواتب ، والرسوم ، ومصاريف التسويق.
(الخطوة الثالثة)
تحديد التكاليف الثابتة
في هذه الخطوة يتم تقدير التكاليف الثابتة، والمعروف عنها بأنها تظل إلى حد كبير كما هي في كل شهر. لذلك أطلق عليها “بالتكاليف الثابتة”، مثل : الإيجار ، والرواتب ، والتأمين ، والرسوم ، والاشتراكات كاستضافة المواقع الإلكترونية وخدمات الانترنت والهاتف.
(الخطوة الرابعة)
تقدير التكاليف المتغيرة
قد تزيد التكاليف المتغيرة أو تنقص حسب المبيعات والإنتاج في مشروعك. لذلك ليس لها تكلفة شهرية ثابتة، حيث كلما كان هناك زيادة في المبيعات يكون في مقابلها زيادة التكاليف المتغيرة، والعكس صحيح.
فيما يلي بعض الأمثلة على التكاليف المتغيرة :
● مواد أولية
● إعلانات
● خدمات
● تكاليف شحن
● وسائل نقل
(الخطوة الخامسة)
أحسب العائد الشهري
بعد قيامك بتنفيذ الخطوات السابقة. عليك أن تتوقع أرباحك والعائد الشهري لكل نوع من مصادر الدخل في مشروعك. من الأفضل إنشاء مجموعتين من تقدير الإيرادات. النوع الأول يكون تقدير متفائل والنوع الآخر يكون تقدير متحفظ.
إذا كان لديك قاعدة عملاء يمكنك استخدامها وذلك لتقدير عدد مرات الشراء القادمة، وضع في اعتبارك عوامل أخرى على سبيل المثال ظروف السوق الحالية وظهور منافسين جدد أقوياء. كما يجب أن تكون واقعياً في جانب التقديرات والإلمام بشأن أي عوامل أخرى قد تحد من نمو إيرادات مشروعك.
فيما يلي بعض مصادر الدخل في المشاريع التجارية :
● مبيعات منتجات أو إيرادات خدمات.
● عقود اشتراكات.
● الدخل من الاستثمارات.
● العمولات والرسوم.
(الخطوة السادسة)
أحسب إجمالي التكاليف، وقم بمراجعتها وضبطها
يتم إضافة تقديرات التكاليف الشهرية إلى الميزانية، ومن ثم أحسب المبلغ الذي تحتاج إليه للبدء بمشروعك. ينبغي الأخذ في الاعتبار من تضمين مبالغ إضافية لأي نفقات أخرى مستجدة أو لمواجهة أمور طارئة، فمن الطبيعي وخاصة في مرحلة بداية المشروع قد يكون هناك عجز في الشهور الأولى، ولكن ميزانيتك التي تحتاجها واضحة بالنسبة لك الآن.
كما يمكنك من إجراء أي تعديلات قبل اقتراض المزيد من رأس المال، وتحديد النفقات التي يمكنك التخلص منها أو تقليلها أو توفيرها لاحقاً. مما يتطلب الأمر إلى مراجعة النفقات وتصنيف كل عنصر على أنه (ضروري) أو (غير ضروري).
ميزانية جيدة لعمل أفضل
تعتبر الميزانية خط الدفاع الأول للمشاريع الناشئة والصغيرة خاصة في مرحلتها المبكرة، وخطة عمل مرنة تتيح من التكيف مع التغيرات وتوقعات النقص النقدي. فالميزانية والمحاسبة المالية تسير مع بعضها البعض.
